Senior Events Manager (FTC)

The Senior Event Project Manager is responsible for overseeing the planning and implementation of complete events through client management, budgeting, sourcing suppliers and planning the overall project. A varied senior role, with the primary focus being on operational excellence and account management through the effective management of event logistics of pipeline of events such as gala dinners, conferences award ceremonies, experientials and road shows.

We're Orchard. An award-winning, multi- disciplinary, integrated marketing agency based in Cardiff. We champion strategic thinking, creative solutions, and commercial impact.

General responsibilities and targets

· Manage medium to large scale corporate events.

· Set and maintain event budgets.

· Identify, book, and manage subcontractors.

· Manage, supervise, and schedule staff and subcontractors.

· Required to be present onsite for events.

· Work with key stakeholders and other project managers to deliver brief.

· Act as a representative of Orchard whilst on-site at events.

· Manage event related Orchard Assets, including retuning to storage post event.

Key measures of success:

· Delivery of events, on time and on budget.

· Positive client feedback.

· No quality control issues.

· Experience in delivering a wide range of event services to blue chip clients and large public sector organisations.

· Knowledge of South Wales & other key geographically areas.

· Good creative & problem solving skills.

· Able to think on your feet.

· This role is Client facing, so the right candidate will be personable, professional and respectful.

· Ability to successfully manage budgets and interpret financial information.

· Ability to write post-event reports, communicate clearly all relevant information.

Team membership

· Able to work effectively and positively within a wider team environment.

· Able to accept and utilise feedback, training, and coaching.

· To ensure that all sub-contractors have a clear and thorough knowledge of the client's requirements.

· Arrange pre-event briefings where required.

Communication:

· Active in client, team, and subcontractor communication through effective writing, speaking and listening skills.

· Able to speak up, ask pertinent questions.

· Regularly 'check in' with Line Manager

· To verbally brief and update all key stakeholders.

Planning & organisation:

· Maintain an up-to-date dairy and schedule of events

· Organise briefing meetings with relevant stakeholders.

Experience and Skills required

Essential

· At least 5 years' experience in a similar role in an agency environment

· Experience in delivering a wide range of event services to blue chip clients and large public sector organisations.

· Knowledge of South Wales

· Good creative & problem-solving skills.

· Able to think on your feet.

· Knowledge of all Microsoft Packages (Word, Excel, PowerPoint, etc.)

· Good knowledge of IT

· Client facing and presentable

· Well mannered

· Good interpersonal skills

· Good level of numeracy.

Desired (but not essential)

· Welsh speaker

· Degree level or equivalent

All about you

· Self-awareness and confidence.

· Ability to work with a variety of internal and external stakeholders of varying seniority, to ensure delivery of services on time, on budget, to the highest specified level of quality.

· Personal integrity - ability for others to trust quickly.

· Straight talking, honest and a good team player

· Drive and determination (get things done)

· Flexible and able to handle multiple tasks.

· Enthusiastic and persuasive

· Creativity - to be creative in problem solving and using initiative

Salary: £30,000 - £32,000, Our people are what makes us so special. That is why we offer a generous benefits package to all who are part of our team. Here is an example of the benefits that are available:

· 10 - 4 core hours

· 25 days annual leave (plus an extra day off over Christmas)

· Monthly wellbeing hours

· Enhanced Family Friendly Policies

· Employer Supported Volunteering

· A generous training budget

· Private medical cover with company contribution

· Cycle to work scheme

· 8% pension (that is 4% matched from you and us)

· Social events and activities

We're an equal opportunity employer, which means we'll consider all suitably qualified applicants regardless of gender identity or expression, ethnic origin, nationality, religion or beliefs, age, sexual orientation, disability status or any other protected characteristic. We recruit and develop our people based on merit and their passion and we're committed to creating an inclusive environment for all employees.

We are proud to be recognised as a Disability Confident Employer.

Progressive. Respectful. Imaginative. Mindful. Excellence.

Teitl y Swydd: Uwch Reolwr Digwyddiadau (Contract Cyfnod Penodol)

Tîm: Gweithrediadau

Cyflog: £30,000 - £32,000

Trosolwg o'r swydd

Mae'r Uwch Reolwr Prosiect Digwyddiadau yn gyfrifol am oruchwylio gwaith cynllunio a gweithredu digwyddiadau cyflawn drwy reoli cleientiaid, cyllidebu, cyrchu cyflenwyr a chynllunio'r prosiect yn gyffredinol. Rôl uwch amrywiol, gyda'r prif ffocws ar ragoriaeth weithredol a rheoli cyfrifon drwy reoli logisteg cyfresi o ddigwyddiadau yn effeithiol gyfer digwyddiadau fel ciniawau gala, seremonïau gwobrwyo, cynadleddau, profiadau a sioeau teithiol.

Ni yw Orchard. Asiantaeth farchnata integredig amlddisgyblaethol, sydd wedi ennill llu o wobrau ac sydd wedi'i lleoli yng Nghaerdydd. Rydym yn hyrwyddo meddwl strategol, datrysiadau creadigol, a dylanwad masnachol.

Cyfrifoldebau a thargedau cyffredinol

· Rheoli digwyddiadau corfforaethol canolig i raddfa fawr.

· Gosod a chynnal cyllidebau digwyddiadau.

· Nodi, archebu a rheoli is-gontractwyr.

· Rheoli, goruchwylio ac amserlennu staff ac isgontractwyr.

· Mae gofyn bod yn bresennol ar y safle ar gyfer digwyddiadau.

· Gweithio gyda rhanddeiliaid allweddol a rheolwyr prosiect i wireddu'r briff.

· Gweithredu fel cynrychiolydd Orchard ar y safle mewn digwyddiadau.

· Rheoli Asedau Orchard sy'n gysylltiedig â digwyddiadau, gan gynnwys eu dychwelyd i'r storfa ar ôl y digwyddiad.

Mesurau llwyddiant allweddol:

· Cyflawni digwyddiadau ar amser ac yn ôl y gyllideb.

· Adborth cadarnhaol gan gleientiaid.

· Dim materion rheoli ansawdd.

Profiad a sgiliau:

· Profiad o ddarparu ystod eang o wasanaethau digwyddiadau i gleientiaid o fri a sefydliadau sector cyhoeddus mawr.

· Gwybodaeth am ardal de Cymru ac ardaloedd daearyddol allweddol eraill.

· Sgiliau datrys problemau effeithiol.

· Gallu meddwl ar eich traed.

· Mae'r rôl hon yn golygu ymwneud â chleientiaid, felly bydd yr ymgeisydd cywir yn gyfeillgar, yn broffesiynol ac yn barchus.

· Y gallu i reoli cyllidebau yn llwyddiannus a dehongli gwybodaeth ariannol.

· Y gallu i ysgrifennu adroddiadau ar ôl y digwyddiad, cyfathrebu'r holl wybodaeth berthnasol yn glir.

Aelod o'r Tîm

· Gallu gweithio'n effeithiol ac yn gadarnhaol o fewn amgylchedd tîm ehangach.

· Gallu derbyn a defnyddio adborth a hyfforddiant.

· Sicrhau bod gan yr holl is-gontractwyr wybodaeth glir a thrylwyr am ofynion y cleient.

· Trefnu sesiynau briffio cyn y digwyddiad pan fo angen.

Cyfathrebu:

· Cymryd rhan weithredol mewn cyfathrebu gyda'r cleient, y tîm ac is-gontractwyr trwy sgiliau ysgrifennu, siarad a gwrando effeithiol.

· Yn gallu mynegi barn a gofyn cwestiynau perthnasol.

· Cyfathrebu'n rheolaidd gyda'r Rheolwr Llinell.

· Rhoi briffiadau ar lafar a rhoi'r wybodaeth ddiweddaraf i'r holl randdeiliaid allweddol.

Cynllunio a threfnu:

· Cynnal dyddiadur ac amserlen o'r digwyddiadau.

· Trefnu cyfarfodydd briffio gyda rhanddeiliaid perthnasol.

Profiad a sgiliau angenrheidiol

Hanfodol

· O leiaf 5 mlynedd o brofiad mewn swydd debyg, yn ddelfrydol mewn amgylchedd asiantaeth.

· Profiad o ddarparu ystod eang o wasanaethau digwyddiadau i gleientiaid o fri a sefydliadau sector cyhoeddus mawr.

· Gwybodaeth am ardal de Cymru

· Sgiliau datrys problemau effeithiol.

· Gallu meddwl ar eich traed.

· Gwybodaeth am holl becynnau Microsoft (Word, Excel, PowerPoint, ac ati)

· Gwybodaeth dda am TG

· Person sy'n creu argraff dda ar gleientiaid

· Cwrtais

· Sgiliau rhyngbersonol da

· Lefel dda o rifedd.

Dymunol (ond nid yn hanfodol)

· Siaradwr Cymraeg

· Gradd neu gyfwerth

Amdanoch chi

· Hunanymwybyddiaeth a hyder.

· Y gallu i weithio gydag amrywiaeth o randdeiliaid mewnol ac allanol o wahanol lefelau, er mwyn sicrhau bod gwasanaethau'n cael eu darparu ar amser, ar gyllideb, i'r lefel uchaf o ansawdd.

· Uniondeb personol - y gallu i eraill ymddiried ynoch chi'n gyflym.

· Siarad yn blaen, yn onest ac yn aelod da o dîm

· Ysgogiad a phenderfyniad (i gyflawni pethau)

· Yn hyblyg ac yn gallu ymdrin â nifer o dasgau.

· Brwdfrydig a pherswadiol

· Creadigrwydd - bod yn greadigol wrth ddatrys problemau a defnyddio menter

Pecyn buddion Orchard

Ein pobl sy'n ein gwneud ni mor arbennig. Dyna pam rydyn ni'n cynnig pecyn buddion hael i bawb sy'n rhan o'n tîm. Dyma enghraifft o'r buddion sydd ar gael:

· Oriau craidd 10 - 4

· 25 diwrnod o wyliau blynyddol (ynghyd â diwrnod ychwanegol i ffwrdd dros y Nadolig)

· Oriau lles bob mis

· Polisïau sy'n hwyluso bywyd teuluol

· Gwirfoddoli â Chefnogaeth y Cyflogwr

· Cyllideb hyfforddi hael

· Yswiriant meddygol preifat gyda chyfraniad y cwmni

· Cynllun beicio i'r gwaith

· Pensiwn o 8% (sef 4% ganddoch chi, a ninnau'n rhoi'r un faint)

· Digwyddiadau a gweithgareddau cymdeithasol

Rydyn ni'n gyflogwr cyfle cyfartal, sy'n golygu y byddwn yn ystyried pob ymgeisydd sydd â chymwysterau addas beth bynnag eu hunaniaeth neu fynegiant rhywedd, eu tarddiad ethnig, eu cenedligrwydd, eu crefydd neu eu credoau, eu hoedran, eu cyfeiriadedd rhywiol, eu statws anabledd neu unrhyw nodwedd warchodedig arall. Rydyn ni'n recriwtio ac yn datblygu ein pobl ar sail teilyngdod a'u hangerdd ac rydyn ni wedi ymrwymo i greu amgylchedd cynhwysol ar gyfer pob gweithiwr.

Rydyn ni'n falch o gael ein cydnabod fel cyflogwr hyderus o ran anabledd.

Blaengar. Parchus. Dychmygus. Ystyriol. Rhagoriaeth.

Job Type: Fixed term contract
Contract length: 12 months

Pay: £30,000.00-£32,000.00 per year

Benefits:

• Bereavement leave


• Casual dress


• Company events


• Company pension


• Cycle to work scheme


• Enhanced maternity leave


• Enhanced paternity leave


• Free parking


• Health & wellbeing programme


• On-site parking


• Paid volunteer time


• Private medical insurance


• Sick pay


• UK visa sponsorship